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1、借閱申請和借出
在檔案管理系統中的利用查詢模塊，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，點擊借閱，即可生成借閱單。
管理人員根據借閱人提交的登記信息判斷是否允許借出，如需審批則在線發送審批申請，通過審批后，形成借閱登記信息。

2、檔案查找

檔案管理系統驅動密集架彈開檔案所在層列，管理人員進入庫房，按智能密集架行列指示燈找到檔案所在位置。管理人員應用RFID識別器識別檔案信息，確認調出實體檔案正確。

3、檔案借出

查找完成后，工作人員通過館員工作站識別器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

檔案歸還

管理人員掃描檔案電子標簽，確認歸還，系統將更改借閱登記信息。如沒有按時進行歸還，系統以消息、郵件等方式提醒管理人員和借閱人進行歸還。