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針對車輛使用有一套嚴格的管理制度，其中包括使用車輛前必須填寫申請、申請必須由領導進行審批，審批后必須在登記本上做好相應的記錄，當車鑰匙歸還后再進行注明已歸還。也有使用簡易的儲物柜作為“車輛鑰匙管理柜”，并落實專人對借用情況進行登記、監督。車輛的管理普遍采用類似的手工登記用車的方式，但是嚴格與疊加的配套機制并沒有使問題得到根本解決，使用車輛后車鑰匙不及時歸還或相互間隨意轉借現象還是存在，并且只要管理員稍有疏忽，感性管理，容易造成漏記的情況就屢屢發生，嚴重時甚至影響到正常的工作。

 使用前：博物館展柜、庫房等重要場所鑰匙的保管一直是領導比較頭疼的問題，所有公用鑰匙懸掛在鑰匙牌上，場館工作人員借用鑰匙均通過手工記錄所有鑰匙取還記錄，人員取還鑰匙的時間則需人工監督。制度有了，但在取還及歸還鑰匙方面，還是不能切實有效解決問題，究其根本原因，場館工作人員不能對展柜及庫房鑰匙的使用前、使用后進行有效管理，缺乏一套行之有效的鑰匙智能管理系統來落實制度，使鑰匙管理制度真正落到實處，解決鑰匙管理的難題。
 使用后：　 博物館鑰匙智能管理柜系統，每個工作人員都需要通過認證身份后才可以提取鑰匙，并自動登記下使用的時間、人員姓名等信息，無權限的人員無法提取到相關鑰匙，為設備及文物的安全提供了保障，鑰匙必須在規定的時間內歸還至鑰匙智能管理柜中，以便于使用時快速找到所需鑰匙。同時也可以對鑰匙使用的違規操作進行記錄，通過該系統查詢違規時間段鑰匙提取人的身份，并根據違規情況結合相關管理制度進行相應的管理，為智能化管理提供科學依據。